فرق سند عادی و رسمی

فرق سند عادی و رسمی

 روزانه اسناد زیادی مابین اشخاص مختلف ردوبدل می شوند. این اسناد هستند که در دعاوی کیفری و حقوقی سبب اثبات ادعای افراد می شوند. به همین دلیل دانستن مواردی مانند فرق سند عادی و رسمی برای همه افراد می تواند مفید باشد. امروزه جهت اثبات حق، اسناد در کنار شهادت در دادگاه، پرکاربرد هستند.

فرق سند عادی و رسمی چیست؟

دانستن فرق سند عادی و رسمی، بدان جهت مهم می باشد که افراد حتی برای معاملات ساده هم سند ردوبدل می کنند و این در حالی است که شاید برای افرادی که اطلاعات حقوقی ندارند، وقتی از سند گفته می شود، ذهنشان به سمت اسنادی برود که در محضرخانه تنظیم می شود. اما واقعیت این است حتی فیش حقوقی، دفاتر روزنامه  و چک و سفته و … نیز سند می باشند.

اما مابین اسناد، تفاوت هایی وجود دارد که سبب شده است بتوان اسناد را به دو گروه سند رسمی و سند عادی تقسیم نمود. به همین دلیل در ادامه به فرق سند عادی و رسمی اشاراتی خواهد شد.

جهت دانستن فرق سند عادی و رسمی در گام اول لازم است تعاریفی از این دو نوع سند ارائه شود، لذا در ابتدا به تعریف خود سند باید پرداخت. سند کلا به نوشته‌ای اطلاق میگردد که طرفین می توانند در محاکمه از آن  استفاده نمایند. در همین راستا باید گفت سند رسمی نسبت به سند عادی در محاکم قضایی معتبرتر می باشد.

 زیرا سند رسمی، سندی است که در حضور ماموران رسمی و در محدوده صلاحیت ایشان در املاک و ادارات ثبت اسناد و… تهیه می شود؛ این اسناد بر طبق قوانین تنظیم شده و قابلیت اجرا دارند. سند رسمی در دادگاه به عنوان یک مدرک معتبر می باشد.

 در حالیکه طبق ماده 1287 اسنادی که بین اشخاص، بدون داشتن شروط اسناد رسمی، تهیه شوند اسناد عادی می باشند. این اسناد در دادگاه باید توسط خواهان به اثبات برسد که صحیح بوده و اصالت دارد. اسناد عادی قابلیت اجرایی ندارند؛ زیرا خوانده به راحتی می تواند ادعا کند که وی سند را امضا نکرده و سند جعلی می باشد. اما سند رسمی اینگونه نیست و مورد تایید است؛ مگر اینکه جعلی بودن سند رسمی اثبات شود. اجرایی بودن سند رسمی سبب شده است بتوان با کمک تامین خواسته، قبل از صدور حکم دادگاه، نسبت به توقیف اموال اقدام نمود.

در همین راستا لازم به است به شرطی که سبب می شود فرق سند عادی و رسمی مشخص شود و بتوان سندی را رسمی دانست، اشاره گردد.

مشخصات سند رسمی و قانونی

برای اینکه بتوان سندی را رسمی دانست، باید سند سه شرط را دارا باشد؛ شرط اول این است که در حضور مامور رسمی سند تنظیم می گردد. البته لازم به ذکر است منظور از مامور رسمی هر شخصی می باشد که بدون توجه به اینکه آیا در استخدام دولت می باشد یا نه، در قانون محدوده اختیارات و وظایفی برای وی تعریف شده باشد. بدین ترتیب اسناد رسمی اسنادی هستند که در حضور این افراد تنظیم شده و امضای ایشان را دارند. امضا ماموران رسمی در حقیقت تصدیق اصالت و صحت سند است، به طوری که اگر مامور رسمی سند را امضا نکند، سند دیگر رسمی نبوده و عادی می باشد. در اسناد عادی مانند قولنامه دستی، خریدار و فروشنده امضا می کنند.

بدین ترتیب می توان دومین فرق سند عادی و رسمی را در عدم تایید و تنظیم مامور رسمی دانست.

 دومین شرط سند رسمی به محدوده صلاحیت مامور رسمی اشاره دارد. بدین ترتیب که مامور باید اختیار تنظیم سند مذکور را طبق قانون داشته باشد، به طوری که در قوانین ثبت،  تنها اسنادی را رسمی می دانند که در دفترخانه ها  تنظیم شده باشند. لازم به ذکر است برای تهیه و تنظیم اسناد رسمی، در قانون تشریفاتی در نظر گرفته شده که باید اجرا شود. در همین راستا نیز در دفترخانه ها این تشریفات رعایت می گردد، در حالی که اسناد عادی به صورت ساده و بدون تشریفات تنظیم می گردند.

  بدین ترتیب وقتی به فرق سند عادی و رسمی پرداخته می شود، اسناد تنظیم شده در مکانی به غیر از دفترخانه در قانون ثبت، رسمی نیست.

شرط سوم برای اینکه سند رسمی باشد، منطبق بودن سند با مقررات قانونی می باشد. بدین صورت که اگر ثابت شود از لحاظ قانونی دیگر اعتبار ندارد، سند اعتبار نخواهد داشت. در کل باید گفت اسناد رسمی قابل انکار و تردید نیستند، در حالی که سند عادی قابل تردید و انکار است. مثالی که در این باره میتوان زد، این است که  اسناد مربوط به معاملات غیر قانونی، فاقد اعتبار می باشد.

بدین ترتیب اگر سندی دارای هر سه شرط باشد، در محاکم قضایی به عنوان سند رسمی قابل قبول بوده و مدرک محکمه پسند می باشد. حتی اگر حق تمبری که باید به دفترخانه پرداخت شود، پرداخته نشده باشد، باز سند رسمی و قابل ارائه می باشد. 

کدام سند معتبرتر است؟

 در ادامه بررسی فرق سند عادی و رسمی باید به اعتبار سند رسمی پرداخت. به صورتی که وقتی سندی به صورت رسمی می شود تاریخ تنظیم این سند نه تنها برای طرفین، وراث، ذینفعان و قائم مقام آنها معتبر می باشد، بلکه برای اشخاص ثالث نیز اعتبار دارد. اما اسناد عادی تنها برای طرفین، ذینفعان، وراث و قائم مقام ایشان اعتبار دارد. لذا اسناد رسمی را بر علیه اشخاص ثالث نیز می توان استفاده نمود.  

همچنین فرق سند عادی و رسمی این است که در صورت مفقودی اسناد رسمی، تهیه رونوشت امکان پذیر بوده و معتبر است. اما در صورت مفقودی اسناد عادی، در هر موقعیتی نمی توان از این رونوشت استفاده کرد.

بدین ترتیب همانطور که دیده میشود سند رسمی معتبرتر می باشد.

درچه حالتی سند عادی معتبر است؟

اسناد عادی در دو حالت اعتبار لازم را در دعاوی خواهند داشت. حالت اول در زمانی می باشد که شخص خوانده در محاکم دعاوی قبول کند، امضا کرده و حالت دوم زمانی می باشد که ثابت شود وی امضا کرده است. بدین ترتیب سند عادی مانند سند رسمی اعتبار لازم را خواهد داشت. البته سند عادی مانند چک و سفته، مانند سند رسمی لازم الاجرا بوده و قبل از صدور حکم دادگاه، می توان با تامین خواسته اقدام به توقیف اموال نمود.